Internes informationssystem
In Übereinstimmung mit dem Gesetz 2/2023 vom 20. Februar, das den Schutz von Personen regelt, die Verstöße gegen Rechtsvorschriften und Fälle von Korruption melden, erklärt GIRBAU, S.A. hiermit, dass das Unternehmen über ein
Zur Stärkung der Informationskultur und der Infrastrukturen für die Integrität von GIRBAU, S.A., und zur Förderung der Kommunikationskultur als Mechanismus zur Vorbeugung von Handlungen oder Unterlassungen, die Verstöße innerhalb der EU, schwere oder sehr schwere strafrechtliche oder verwaltungsrechtliche Verstöße sowie Verstöße gegen die Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz darstellen können, hat das Unternehmen die Person, die die Position des
- Per Post an die folgende Adresse: Carretera de Manlleu, km. 1, Vic (Barcelona) -zu Händen des Compliance Officers und für das IIS zuständigen Person.
- An die Email-Adresse: compliance@girbau.com.
- Schriftlich an den Compliance Officer und somit die für das IIS zuständige Person.
Die meldende Person kann innerhalb von höchstens sieben Tagen ein persönliches Treffen mit dem Compliance Officer bzw. für das IIS zuständigen Person beantragen.
Mündliche Auskünfte, die im Rahmen eines persönlichen Treffens mit dem Compliance Officer und der für das IIS zuständigen Person erteilt werden, müssen vorbehaltlich der Zustimmung durch den Informanten auf eine der folgenden Arten dokumentiert werden:
(a) Durch Aufzeichnung des Gesprächs in einem sicheren, dauerhaften und zugänglichen Format.
(*) Die meldende Person wird darüber in Kenntnis gesetzt, dass das Gespräch aufgezeichnet wird, und über die Verarbeitung ihrer Daten im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 informiert.
- b) Oder durch eine vollständige und genaue Mitschrift des Gesprächs mit dem Compliance Officer und für das IIS verantwortlichen Person.
Unabhängig von ihren Datenschutzrechten wird der meldenden Person die Möglichkeit gegeben, die Niederschrift des Gesprächs zu überprüfen, zu berichtigen und ihr durch Unterschrift zuzustimmen.
Das IIS erfüllt die Bestimmungen von Artikel 5.2 des betreffenden Gesetzes:
(a) - Es gestattet Personen, auf die das Gesetz Anwendung findet (Artikel 3), auf verschiedenen Wegen Informationen über die in Artikel 2 des Gesetzes vorgesehenen Straftaten zu liefern.
- b) - Es wird sicher verwaltet, sodass eine effiziente Bearbeitung der Meldungen innerhalb des Unternehmens sowie die Geheimhaltung der Identität des Informanten und Dritter, die in der Mitteilung erwähnt werden, gewährleistet ist. Und dass die bei der Verwaltung und Verarbeitung der Daten durchgeführten Maßnahmen sowie der Schutz der Daten vor dem Zugriff durch unbefugte Personen gewährleistet sind.
- c) - Es besteht ein Protokoll für das Interne Informationssystem, für die Nutzung des Internen Informationskanals und für die Maßnahmen des Compliance Officers und für das Interne Informationssystem zuständigen Person, das Garantien für den Schutz von Informanten vorsieht:
-Ein Eingangsnachweis innerhalb von sieben Kalendertagen nach Erhalt der Informationen.
-Eine Frist von höchstens drei Monaten, um auf die Maßnahmen der Untersuchung gemäß Artikel 9 des Gesetzes zu antworten, wobei ein Informationsbuch auszufüllen und sorgfältig zu führen ist.
-Es besteht die Möglichkeit, die Kommunikation mit dem Informanten aufrechtzuerhalten.
-Der betroffenen Person wird das Recht eingeräumt, über die ihr zur Last gelegten Handlungen oder Unterlassungen informiert und angehört zu werden.
-Die Geheimhaltung ist gewährleistet, wenn die Mitteilung über nicht festgelegte Meldekanäle oder an nicht mit der Verarbeitung betraute Personen übermittelt wird. Und die Person, die sie erhält, ist verpflichtet, diese unverzüglich an die für das IIS zuständige Person weiterzuleiten.
-Wahrung der Unschuldsvermutung und der Ehre der betroffenen Personen.
-Einhaltung der Bestimmungen zum Datenschutz (Titel VI des genannten Gesetzes).
-Verpflichtung zur unverzüglichen Weiterleitung der Informationen an die Staatsanwaltschaft, wenn der Sachverhalt auf eine Straftat hindeuten könnte.
II.- VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN.
GIRBAU, S.A. verarbeitet die personenbezogenen Daten, die in den eingegangenen Meldungen enthalten sind und unter das Gesetz 2/2023 fallen, als für die Verarbeitung verantwortlicher Instanz, damit die Daten verwaltet und gegebenenfalls das entsprechende Untersuchungsverfahren eingeleitet werden können. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung gilt die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die sich aus dem betreffenden Gesetz ergibt. Enthält die Meldung Daten besonderer Art, sind die Rechtsgrundlage das wesentliche öffentliche Interesse und sonstige Bestimmungen gemäß Abschnitt 2 in Artikel 9.2 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.
Ferner wurde darauf hingewiesen, dass diese personenbezogenen Daten nur dann von befugtem Personal verarbeitet und weitergegeben werden dürfen, wenn dies für die Durchführung von Abhilfemaßnahmen bei GIRBAU, S.A. oder für die Durchführung eines eventuellen Disziplinar- oder Strafverfahrens erforderlich ist. Die personenbezogenen Daten werden so lange aufbewahrt, wie dies für die Entscheidung über die Einleitung einer Untersuchung des gemeldeten Sachverhalts erforderlich ist. Sollte diese Entscheidung jedoch nicht innerhalb von drei Monaten getroffen werden, so werden die in der Meldung enthaltenen personenbezogenen Daten gelöscht, ausgenommen zum Zweck der Aufrechterhaltung von Beweisen für das Funktionieren des Systems.
Auch personenbezogene Daten, die nicht der Wahrheit entsprechen, werden gelöscht, es sei denn, diese Unwahrheit kann eine Straftat darstellen; in diesem Fall werden die Informationen so lange aufbewahrt, wie es für die Dauer des Gerichtsverfahrens erforderlich ist.
Abschließend sei darauf hingewiesen, dass die meldende Person jederzeit von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen Zugang zu ihren personenbezogenen Daten, deren Berichtigung oder Löschung oder die Einschränkung ihrer Verarbeitung fordern oder sich dieser widersetzen kann, sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit, indem sie ein Schreiben mit einer Fotokopie ihres Ausweises an die Postanschrift Carretera de Manlleu km 1 (08500) Vic oder an die E-Mail-Adresse dataprotection@girbau.com sendet. Sollten Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten nicht einverstanden sein, können Sie eine Beschwerde bei der spanischen Datenschutzbehörde einreichen, die für diesen Bereich zuständig ist und ihren Sitz in der C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid hat (www.aepd.es).
III.- VERZICHT AUF VERGELTUNGSMASSNAHMEN.
GIRBAU, S.A. verpflichtet sich ausdrücklich, keine Handlungen vorzunehmen, die Vergeltungsmaßnahmen darstellen, einschließlich der Androhung oder des Versuchs von Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die eine Meldung gemäß den Bestimmungen des Gesetzes 2/2023 machen, und während der Bearbeitung eines Dossiers Schutzmaßnahmen gegenüber den von einer möglichen Meldung betroffenen Personen zu ergreifen.
IV.- AUSNAHME UND MILDERUNG DER SANKTIONEN
Wenn eine Person, die an der Ausübung der verwaltungsrechtlichen Zuwiderhandlung, die Gegenstand der Information ist, teilgenommen hat, diese durch die Übermittlung der Information anzeigt, und unter der Voraussetzung, dass diese Information vor der Benachrichtigung über die Einleitung des Ermittlungs- oder Sanktionsverfahrens übermittelt wurde, kann das für das Verfahren zuständige Organ sie durch einen mit Gründen versehenen Beschluss von der Einhaltung der sie betreffenden verwaltungsrechtlichen Sanktion befreien, sofern die in Artikel 40 des erwähnten Gesetzes genannten Punkte beachtet werden.
(*) Der Interne Informationskanal ermöglicht eine anonyme Meldung.
(**) Zwar sind Meldungen, wenn möglich und vorzugsweise, über den internen Kanal einzureichen, doch können Informanten sie auch an die Unabhängige Behörde für den Schutz von Informanten (für diese Zwecke an das Amt für Betrugsbekämpfung in Katalonien), an die Staatsanwaltschaft oder ggf. an die Europäische Staatsanwaltschaft übermitteln.