• Correo ordinario a la dirección: Carretera de Manlleu, Km. 1, de Vic (Barcelona) -a la atención de la persona responsable de Cumplimiento Penal y responsable del SII.
• Correo electrónico a la dirección: compliance@girbau.com.
• Mediante escrito entregado a la persona responsable de Cumplimiento Penal y responsable del SII.

1. Mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
   (*) Se advertirá a la persona informante que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
2. A través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por la persona RCP y responsable del SII.

Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá a la persona informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

El SII, cumple con los requisitos del artículo 5.2 de la Ley de referencia:

a).- Permite que las personas a quienes aplica la Ley (artículo 3) puedan comunicar informaciones, por varios medios, sobre las infracciones previstas en su artículo 2.

b).- Se gestiona de forma segura, garantizando que las comunicaciones puedan tratarse de forma efectiva dentro de la empresa, así como la confidencialidad de la identidad de la persona informante y de cualquier tercera persona mencionada en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.

c).- Cuenta con un Protocolo de Sistema Interno de Información, de uso de Canal Interno de Información y de actuación de la persona responsable de Cumplimiento Penal y del Sistema Interno de Información, que establece garantías para la protección de las personas informantes:

• Justificante de recepción en el plazo de siete días naturales siguientes a la recepción de la información.
• Plazo máximo de tres meses para dar respuesta a las actuaciones de la investigación, en los términos del artículo 9 de la Ley, cumplimentando y custodiando de forma diligente un Libro-Registro de Informaciones.
• Posibilidad de mantener la comunicación con la persona informante.
• Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser escuchada.
• Garantía de confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a personal no responsable de su tratamiento, así como la obligación de que la persona que la reciba, la remita inmediatamente a la persona Responsable del SII.
• Respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
• Respeto a las disposiciones sobre Protección de Datos (Título VI Ley de referencia).
• Compromiso de remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato, cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.

GIRBAU, S.A. tratará los datos personales incluidos en las comunicaciones que se reciban y queden amparados por la Ley 2/2023, como responsable del tratamiento, con la finalidad de poder gestionarlas e iniciar, en su caso, el procedimiento de investigación correspondiente. La base jurídica del tratamiento será el cumplimiento de una obligación legal, derivada de la Ley de referencia. Si la comunicación contiene datos de carácter especial, la base jurídica será el interés público esencial y otras previsiones establecidas en el apartado 2 del art. 9.2. del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas respecto al tratamiento de datos personales.

Asimismo, se ha indicado que estos datos personales podrán ser tratados y cedidos por el personal autorizado para ello únicamente, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en GIRBAU, S.A. o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan. Los datos personales se conservarán el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. En todo caso, si esta decisión no se adoptase en un plazo de tres meses, los datos personales contenidos en la comunicación se suprimirán, salvo la finalidad de mantener evidencia del funcionamiento del sistema.

También serán suprimidos aquellos datos personales no considerados veraces, a excepción de que esta falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el cual se tramite el procedimiento judicial.

Finalmente, se hace constar que en cualquier momento la persona comunicante podrá solicitar al responsable del tratamiento, el acceso a sus datos personales, su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse, así como el derecho a la portabilidad de los datos, enviando un escrito acompañado de una fotocopia de su documento de identidad al domicilio postal Carretera de Manlleu km 1 (08500) Vic o bien al correo electrónico dataprotection@girbau.com.  En caso de disconformidad con el tratamiento de sus datos, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, organismo que ostenta la autoridad de control en la materia, ubicada en la C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).

GIRBAU, S.A. se compromete expresamente, a no llevar a cabo actos constitutivos de represalia, incluidas amenazas o tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la Ley 2/2023, y a aplicar medidas de protección durante la tramitación de un expediente, respecto de las personas afectadas por una posible comunicación.

Cuando una persona que hubiera participado en la comisión de la infracción administrativa objeto de la información sea la que informe de su existencia mediante la presentación de la información y siempre que ésta hubiera sido presentada con anterioridad a que hubiera sido notificada la incoación del procedimiento de investigación o sancionador, el órgano competente para resolver el procedimiento, mediante resolución motivada, podrá eximirlo del cumplimiento de la sanción administrativa que le correspondiera siempre que resulten acreditados los extremos mencionados en el artículo 40 de la Ley de referencia.

(*) El Canal Interno de Información permite la presentación de comunicaciones anónimas. 
(**) Aunque las comunicaciones se presentarán, siempre que sea posible y de forma preferente, por el canal interno, los informantes podrán también remitirlas en su caso, a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (a estos efectos ante la Oficina Antifraude de Cataluña), al Ministerio Fiscal o a la Fiscalía Europea, según sea pertinente