Afin de renforcer la culture de l’information et les infrastructures d’intégrité implantées chez GIRBAU, S.A., et de promouvoir la culture de la communication en tant que mécanisme de prévention des activités ou des omissions susceptibles de constituer des infractions au sein de l’UE, des infractions pénales ou administratives graves ou très graves, ainsi que des infractions en matière de santé et de sécurité au travail, l’entreprise a désigné la personne qui occupe le poste de Compliance Officer en tant que personne responsable du Système d’information interne (SII) et a mis en place, par différents moyens, un canal interne d’information :

• Par courrier postal ordinaire adressé à : Carretera de Manlleu, km. 1, de Vic (Barcelona) – à l’attention du responsable de la conformité pénale et responsable du SII.

• Courrier électronique adressé à : compliance@girbau.com.
• Par écrit remis à la personne responsable de la conformité pénale et du SII.

La personne déclarante peut demander une réunion présentielle avec la personne responsable de la conformité pénale et du SII, dans un délai maximum de sept jours.

Les informations verbales fournies lors d’une réunion présentielle avec le RCP et responsable du SII doivent être documentées de l’une des manières suivantes, sous réserve du consentement de l’informateur :

• a) par un enregistrement de la conversation sous un format sécurisé, durable et accessible ou

(*) La personne déclarante sera avertie que la communication sera enregistrée et sera informée du traitement de ses données conformément aux dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016.

• b)  par une transcription complète et exacte de la conversation entre le RCP et le responsable du SII.

Sans préjudice des droits que lui confère la réglementation en matière de protection des données, la personne concernée a la possibilité de vérifier, de rectifier et d’approuver la transcription de la conversation en la signant.

Le SII est conforme aux exigences de l’article 5.2 de la loi applicable, à savoir :

a).- Qu’il permet aux personnes auxquelles la loi s’applique (article 3) de communiquer, par divers moyens, des informations sur les infractions prévues à l’article 2 de ladite loi.

b).- Qu’il bénéficie d’une gestion sécurisée et qu’il garantit le traitement efficace des communications au sein de l’entreprise, ainsi que la confidentialité de l’identité de l’informateur et de tout tiers mentionné dans la communication et des actions menées dans le cadre de la gestion et du traitement de celle-ci, ainsi que la protection des données, en empêchant l’accès aux personnes non autorisées.

c).- Qu’il dispose d’un protocole concernant le système d’information interne, pour l’utilisation du canal d’information interne et pour les actions du responsable de la conformité pénale et du système d’information interne, établissant des garanties pour la protection des informateurs, dans les conditions suivantes :

– Remise d’un justificatif de réception dans les sept jours calendaires suivant la réception de l’information.

• Réponse dans un délai maximum de trois mois aux actions de l’enquête, conformément aux termes de l’article 9 de la loi, en tenant à jour et en conservant avec diligence un registre d’information.

– Possibilité de maintenir la communication avec l’informateur.

– Droit de la personne concernée d’être informée des actions ou omissions qui lui sont reprochées et d’être entendue.

– Garantie de confidentialité lorsque la communication est envoyée par des voies hiérarchiques non établies ou au personnel non responsable de son traitement, ainsi que l’obligation pour la personne qui la reçoit de la transmettre immédiatement à la personne responsable du SII.

– Respect de la présomption d’innocence et de l’honneur des personnes concernées.

– Respect des dispositions relatives à la protection des données (titre VI de la loi de référence).

– Engagement à transmettre immédiatement l’information au ministère public, lorsque les faits peuvent être révélateurs d’un délit.

GIRBAU, S.A. traitera les données personnelles incluses dans les communications reçues et visées par la loi 2/2023, en tant que responsable du traitement, afin de pouvoir les gérer et engager, le cas échéant, la procédure d’enquête correspondante. Le fondement juridique du traitement est basé sur le respect d’une obligation légale découlant de la loi pertinente. Si la communication contient des données de nature particulière, le fondement juridique est l’intérêt public essentiel et les autres dispositions prévues à l’alinéa 2 de l’art. 9.2. du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.

De même, il est mentionné que ces données à caractère personnel peuvent être traitées et cédées par le personnel autorisé uniquement, lorsque cela est nécessaire pour l’adoption de mesures correctives chez GIRBAU, S.A. ou pour le traitement de toute procédure disciplinaire ou pénale éventuellement requise. Les données à caractère personnel seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour décider si une enquête sur les faits signalés doit être ouverte. En tout état de cause, si cette décision n’est pas prise dans un délai de trois mois, les données à caractère personnel contenues dans la communication sont effacées, sauf dans le but de conserver la preuve du fonctionnement du système.

Les données à caractère personnel considérées comme fausses seront également supprimées, sauf si leur caractère mensonger peut constituer une infraction pénale, auquel cas les informations seront conservées le temps nécessaire à la durée de la procédure judiciaire.

Enfin, il convient de noter que la personne communicante peut à tout moment demander au responsable du traitement l’accès aux données le concernant, ainsi que d’exercer son droit de rectification, de suppression ou de limitation du traitement, ou s’y opposer, ainsi que le droit à la portabilité des données, en envoyant un courrier accompagné d’une photocopie de sa pièce d’identité à l’adresse postale Carretera de Manlleu km 1 (08500) Vic ou à l’adresse électronique dataprotection@girbau.com. En cas de désaccord avec le traitement de vos données, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Agence espagnole de protection des données, qui est l’autorité de contrôle en la matière, sise C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).

GIRBAU, S.A. s’engage expressément à ne pas effectuer d’actes constitutif de représailles, de menaces ou de tentatives de représailles à l’encontre des personnes qui présentent une communication, conformément aux dispositions de la loi 2/2023, et à appliquer des mesures de protection pendant le traitement d’un dossier à l’égard des personnes affectées par une éventuelle communication.

Lorsqu’une personne ayant participé à la commission de l’infraction administrative faisant l’objet de l’information est celle qui en signale l’existence en présentant l’information, et à condition que cette information ait été présentée avant la notification de l’ouverture de la procédure d’enquête ou de sanction, l’organe compétent pour résoudre la procédure, par le biais d’une résolution motivée, peut l’exempter de l’exécution de la sanction administrative qui lui correspond, à condition que les points mentionnés à l’article 40 de la loi susmentionnée soient accrédités.

(*) Le canal de signalement interne permet les communications anonymes.

(**) Bien que les communications soient présentées, dans la mesure du possible et de préférence, par voie interne, les informateurs peuvent également les présenter, le cas échéant, à l’Autorité indépendante pour la protection des informateurs (à ces fins, auprès de l’Office de lutte antifraude de Catalogne), au ministère public ou au ministère public européen, selon le cas.