Sistema Intern d'Informació
I.- SISTEMA INTERN D'INFORMACIÓ
En compliment de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, que regula la protecció de les persones que informen sobre infraccions normatives i la lluita contra la corrupció, GIRBAU, S.A. fa constar que disposa d’un
Amb la finalitat d'enfortir la cultura de la informació i de les infraestructures d'integritat de GIRBAU, SA i de fomentar la cultura de la comunicació com a mecanisme de prevenció d'activitats o omissions que puguin ser constitutives d'infraccions en l'àmbit de la UE, infraccions penals o administratives greus o molt greus, així com infraccions en matèria laboral en la seguretat i la salut al treball, l'empresa ha nomenat a la persona que ocupa el càrrec de
- Correu ordinari a l'adreça: Carretera de Manlleu, km. 1, de Vic (Barcelona) -a l'atenció de la persona responsable de Compliment Penal i responsable del SII.
- Correu electrònic a l'adreça: compliance@girbau.com.
- Mitjançant escrit lliurat a la persona responsable de Compliment Penal i responsable del SII.
La persona informant pot sol·licitar una reunió presencial amb la persona responsable de Compliment Penal i del SII, en el termini màxim de set dies.
Les informacions verbals realitzades a través d’una reunió presencial amb la persona RCP i responsable del SII s’han de documentar, previ consentiment de la persona informant, d'alguna de les maneres següents:
- a) mitjançant una gravació de la conversa en un format segur, durador i accessible, o
(*) S'ha d'advertir a la persona informant que la comunicació serà gravada i se l’ha d'informar del tractament de les seves dades d'acord amb el que estableix el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016 .
- b) mitjançant una transcripció completa i exacta de la conversa, realitzada per la persona RCP i responsable del SII.
Sens perjudici dels drets que li corresponen d'acord amb la normativa sobre protecció de dades, s'oferirà a la persona informant l'oportunitat de comprovar, rectificar i acceptar mitjançant la seva signatura la transcripció de la conversa.
El SII compleix amb els requisits de l'article 5.2 de la Llei de referència:
a).- Permet que les persones a les quals aplica la Llei (article 3) puguin comunicar informacions sobre les infraccions previstes en el seu article 2 per diversos mitjans.
b).- Es gestiona de forma segura, garantint que les comunicacions puguin ser tractades de forma efectiva dins de l'empresa, així com la confidencialitat de la identitat de la persona informant, de qualsevol tercera persona esmentada en la comunicació i de les actuacions que es desenvolupin en la gestió i tramitació d'aquesta, així com la protecció de les dades, impedint-ne l'accés al personal no autoritzat.
c).- Compta amb un Protocol de Sistema Intern d'Informació de l'ús del Canal Intern d'Informació i d'actuació de la persona responsable de Compliment Penal i del Sistema Intern d'Informació, que estableix garanties per a la protecció de les persones informants:
-Justificant de recepció en el termini de set dies naturals següents a la recepció de la informació.
-Termini màxim de tres mesos per donar resposta a les actuacions de la investigació en els termes de l'article 9 de la Llei, complimentant i custodiant de manera diligent un Llibre-Registre d'Informacions.
-Possibilitat de mantenir la comunicació amb la persona informant.
-Establir el dret de la persona afectada a ser informada de les accions o omissions que se li atribueixin i a ser escoltada.
-Garantia de confidencialitat quan la comunicació sigui remesa per canals de denúncia que no siguin els establerts o a personal no responsable del seu tractament, així com l'obligació que la persona que la rebi, la remeti immediatament a la persona Responsable del SSI.
-Respecte a la presumpció d'innocència i a l'honor de les persones afectades.
-Respecte a les disposicions sobre Protecció de dades (Títol VI Llei de referència).
-Compromís de remissió de la informació al Ministeri Fiscal amb caràcter immediat, quan els fets poguessin ser indiciàriament constitutius de delicte.
II.- TRACTAMENT DE DADES PERSONALS
GIRBAU, S.A. tractarà les dades personals incloses en les comunicacions que es rebin i quedin emparades per la Llei 2/2023 com a responsable del tractament, amb la finalitat de poder-les gestionar i d’iniciar, si escau, el procediment d'investigació corresponent. La base jurídica del tractament serà el compliment d'una obligació legal derivada de la Llei de referència. Si la comunicació conté dades de caràcter especial, la base jurídica serà l'interès públic essencial i altres previsions establertes en l'apartat 2 de l'art. 9.2. del Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell de 27 d'abril de 2016 relatiu a la protecció de les persones físiques quant al tractament de dades personals.
Tanmateix, s'ha indicat que aquestes dades personals únicament podran ser tractades i cedides pel personal autoritzat per aquesta finalitat, quan sigui necessari per adoptar mesures correctores a GIRBAU, SA o per tramitar els procediments sancionadors o penals que, si escau, procedeixin. Les dades personals es conservaran el temps imprescindible per decidir si és procedent iniciar una investigació sobre els fets informats. En qualsevol cas, si aquesta decisió no s'adoptés en un termini de tres mesos, les dades personals contingudes en la comunicació se suprimiran, excepte la finalitat de mantenir evidència del funcionament del sistema.
També se suprimiran aquelles dades personals no considerades veraces, excepte en el cas que aquesta manca de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, en aquest cas es guardarà la informació el temps necessari que duri la tramitació del procediment judicial.
Finalment, es fa constar que la persona comunicant podrà, en qualsevol moment, sol·licitar al responsable del tractament l'accés a les seves dades personals, la rectificació, la supressió, la limitació del seu tractament o a l’oposició, així com el dret a la portabilitat de les dades enviant un escrit acompanyat d'una fotocòpia del seu document d'identitat al domicili postal Carretera de Manlleu km 1 (08500) Vic o bé al correu electrònic dataprotection@girbau.com. En cas de disconformitat amb el tractament de les seves dades, podrà presentar una reclamació davant l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, organisme que ostenta l'autoritat de control en la matèria, ubicada a la C / Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).
III.- NO REPRESÀLIA
GIRBAU, SA es compromet expressament, a no dur a terme actes constitutius de represàlia, incloses amenaces o temptatives de represàlia contra les persones que presentin una comunicació, d'acord amb allò que preveu la Llei 2/2023; i a aplicar mesures de protecció durant la tramitació d'un expedient, quant a les persones afectades per una possible comunicació.
IV.- EXEMPCIÓ I ATENUACIÓ DE LA SANCIÓ
Quan una persona que hagi participat en la comissió de la infracció administrativa objecte de la informació sigui qui informi de la seva existència mitjançant la presentació de la informació, i sempre que aquesta s’hagi presentat amb anterioritat a que s’hagi notificat la incoació del procediment d'investigació o sancionador, l'òrgan competent per a resoldre el procediment, mitjançant resolució motivada, podrà eximir-la de complir la sanció administrativa que li correspongués, sempre que quedin acreditats els punts esmentats en l'article 40 de la Llei de referència.
(*) El Canal Intern d'Informació permet la presentació de comunicacions anònimes.
(**) Encara que les comunicacions s’han de presentar, sempre que sigui possible i de forma preferent, pel canal intern, els informants podran també remetre-les, si escau, a l'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant (a aquests efectes davant l'Oficina Antifrau de Catalunya), al ministeri fiscal o a la Fiscalia E